Langkah-Langkah Menggunakan Mail Merge Pada Ms.Word

Langkah-langkah menggunakan Mail Merge pada Ms.Word :

1.  Buat dahulu dokumennya atau dapat menggunakan dokumen yang sudah tersimpan pada Drive.
2. Pilih “Mailings” pada Menubar.
3. Pilih “Start Mail Merge”.
4. Pilih “Step by Step Mail Merge Wizard...”.
5.  Lalu akan muncul kolom Mail Merge “Select Document Type” disebelah kanan dan pilih “Letters” karena kita baru membuat dokumen.
6.   Setelah memilih tipe dokumen, lalu klik “Next: Starting Document”
7.   Lalu akan ke step berikutnya “Select Starting Document” dan pilih “Use The Current Document”.
8.   Klik “Next: Select Recipients”.
9.   Lalu akan ke step berikutnya “Select Recipients” dan pilih “Type A New List” (bila baru dibuat dokumennya).
10. Klik “Next: Write Your Letter”.
11.  Lalu akan muncul kolom “New Address List” dan Pilih “Cuctomize Columns...”.
12. Lalu akan muncul kolom “Customize Address List”. Hapus semua Field Names sampai kosong.
13.  Lalu klik “Add..” dan isi dengan keperluan kita. Contoh: Nama. 
14. Setelah itu ulangi langkah pada nomor 13 sampai yang kita butuhkan selesai.
15. Setelah selesai, kolom Field Names akan berubah isinya sesuai apa yang kita butuhkan. Bila ingin mengubah klik “Rename...”. Lalu klik “OK”.
16. Lalu kolom “New Address List” akan berubah dan kita siap mengisi data pada kolom Nama, Telepon, Alamat dan Kode Pos. Bila ingin menambah kolom baru, klik “New Entry”.
17. Setelah diisi dengan lengkap, klik “OK” dan akan muncul kolom “Save Address List” dan kita edit file namenya sesuai dengan keinginan kita. Contoh: Reuni Universitas Gunadarma.
18.  Setelah sudah mengsave dokumen kita, akan muncul kolom “Mail Merge Recipients”.
19.  Bila kita ingin mengurutkan maka klik “Sort...” dan akan muncul kolom “Filter and Sort”. Pilih apa yang akan kita urutkan lalu pilih Ascending. Bila kita pilih “Ascending” maka akan berurut dari huruf awal – akhir (A-Z) dan bila kita memilih “Descending” maka akan berurut dari huruf akhir – awal (Z-A). Lalu klik “OK”.
20. Setelah itu akan berurutan berdarkan nama. Lalu klik “OK”.
21. Lalu klik “Next: Write Your Letter”.
22. Arahkan kursor setelah peserta, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Nama lalu insert dan arahkan kursor setelah Nama, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Telepon lalu insert. Arahkan kursor dibawah peserta, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Alamat dan insert. Arahkan kursor dibawah alamat, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Kode Pos dan insert.
23.  Lalu pilih “Preview Result” dan dokumen akan menjadi seperti gambar dibawah ini:
24.  Bila ingin mengubah data, klik tanda ( ▶ ) atau klik “Next: Preview Your Letters” dan klik tanda (>>) pada step 5.
25.  Lalu klik “Next: Complete The Merge”.
26. Mail Merge selesai dan dapat diprint atau diedit kembali sesuai dengan kebutuhan. (Pada Step 6 of 6)

Sebelum Di "Insert Mail Field" 

Sesudah Di "Insert Merge Field"

Setelah di "Preview Result"